Politique de Confidentialité

1. INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité explique comment Herman Olivier Office Solutions (ci-après « nous », « notre », « nos ») collecte, utilise et protège vos données personnelles dans le cadre de nos services de transformation digitale, solutions Microsoft 365 et préparation Peppol 2026.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Herman Olivier Office Solutions
Rue du Vinave 5/10
4970 Stavelot, Belgique
TVA : BE0895.226.262
Email : info@olivierherman.be

3. DONNÉES COLLECTÉES

3.1 Dans le cadre de nos services, nous collectons :

Données d’identification :
– Nom et prénom
– Fonction professionnelle
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Adresse professionnelle

Données techniques :
– Logs de connexion Microsoft 365
– Données d’utilisation des services
– Configurations système
– Adresses IP professionnelles

Données commerciales :
– Historique des services
– Factures et données financières
– Correspondances
– Préférences de services

3.2 Sources des données :

– Directement auprès de vous
– Via nos formulaires de contact
– Via Microsoft 365
– Via les systèmes Peppol

4. FINALITÉS DU TRAITEMENT

Nous traitons vos données pour :

4.1 Exécution du contrat :

– Fourniture des services demandés
– Support technique
– Gestion de votre compte
– Configuration des solutions

4.2 Obligations légales :

– Facturation
– Comptabilité
– Obligations fiscales
– Conformité RGPD

4.3 Intérêts légitimes :

– Amélioration des services
– Sécurité des systèmes
– Communication professionnelle
– Marketing direct B2B

5. BASE JURIDIQUE

Nos traitements sont fondés sur :
– L’exécution du contrat
– Nos obligations légales
– Votre consentement (le cas échéant)
– Notre intérêt légitime

6. DURÉE DE CONSERVATION

Nous conservons vos données :
– Durée de la relation commerciale + 5 ans
– 7 ans pour les documents comptables
– 30 jours pour les logs techniques
– Jusqu’au retrait du consentement pour le marketing

7. DESTINATAIRES DES DONNÉES

Vos données peuvent être partagées avec :

7.1 En interne :

– Service technique
– Service commercial
– Support client

7.2 Sous-traitants :

– Microsoft (Office 365)
– Services Peppol
– Hébergeurs
– Outils de support technique

7.3 Tiers autorisés :

– Autorités fiscales
– Autorités judiciaires
– Auditeurs

8. TRANSFERT HORS UE

– Les données sont principalement hébergées dans l’UE
– Transferts limités via Microsoft 365 avec garanties appropriées
– Application des Clauses Contractuelles Types

9. VOS DROITS

Vous disposez des droits suivants :
– Accès à vos données
– Rectification
– Effacement
– Portabilité
– Opposition
– Limitation du traitement
– Retrait du consentement

Pour exercer vos droits :
Email : info@olivierherman.be
Délai de réponse : 30 jours maximum

10. SÉCURITÉ

Nous mettons en œuvre :
– Chiffrement des données
– Accès restreint et contrôlé
– Sauvegardes régulières
– Mise à jour des systèmes
– Formation du personnel
– Politique de mots de passe stricts

11. COOKIES

Notre site utilise des cookies :
– Cookies techniques nécessaires
– Cookies analytiques (avec consentement)
– Cookies de session
Voir notre politique de cookies pour plus de détails.

12. MODIFICATIONS

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique :
– Information préalable
– Notification des changements importants
– Nouvelle acceptation si nécessaire

13. RÉCLAMATIONS

En cas de réclamation :
1. Nous contacter en premier lieu
2. Autorité belge de protection des données :
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be

14. CONTACT

Pour toute question :
Herman Olivier Office Solutions
Rue du Vinave 5/10
4970 Stavelot
Tél : +32 (0) 87 600 930
Email : info@olivierherman.be